ÁREA: Computación
PROFESOR: Analista de Sistemas JORGE TOBAR SÁNCHEZ
CURSO: Primer Año de Bachillerato PARALELOS: 1,2,3,4,5
BLOQUE CURRICULAR No. 1
EJES DE APRENDIZAJE: Herramientas ofimáticas aplicadas a la educación.
OBJETIVO: Utilizar el procesador de textos para combinar documentos y correspondencia de forma automática.
OBJETIVO: Utilizar el procesador de textos para combinar documentos y correspondencia de forma automática.
Insertar un comentario
Escribir un comentario
- Seleccione el texto o el elemento sobre el que desee hacer un comentario o haga clic al final del texto.
- En el grupo Comentarios de la ficha Revisar, haga clic en Nuevo comentario.
- Escriba el texto del comentario en el globo de comentarios o en el Panel de revisiones.
NOTA Para responder a un comentario, haga clic en su globo y, a continuación, haga clic en el comando Nuevo comentario, en el grupo Comentarios. Escriba la respuesta en el nuevo globo de comentarios.
Eliminar un comentario
- Para eliminar rápidamente un solo comentario, haga clic con el botón secundario del mouse en el comentario y, a continuación, haga clic en Eliminar comentario.
- Para eliminar rápidamente todos los comentarios de un documento, haga clic en un comentario del documento. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en la flecha que aparece debajo de Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar todos los comentarios del documento.
Eliminar comentarios de un revisor específico
- En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, haga clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas.
- Para desactivar las casillas de verificación de todos los revisores, elija Revisores y haga clic en Todos los revisores.
- Vuelva a hacer clic en la flecha que aparece junto a Mostrar marcas, elija Revisores y, a continuación, haga clic en el nombre del revisor cuyos comentarios desea eliminar.
- En el grupo Comentarios, haga clic en la flecha que aparece debajo de Eliminar
y después en Eliminar todos los comentarios mostrados.
Notas al pie y notas al final
Las notas al pie o las notas al final constan de dos partes vinculadas: la marca de referencia de nota y el texto correspondiente a la nota.
Marcas de referencia de notas al pie y notas al final
Línea de separación
Texto de nota al pie
Texto de nota al final
Insertar una nota al pie o una nota al final
Microsoft Word numera automáticamente las notas al pie y las notas al final. Se puede utilizar un solo esquema de numeración en todo un documento, o bien distintos esquemas de numeración para las diversas secciones de un documento.
Los comandos para insertar y editar notas al pie y notas al final se pueden encontrar en la ficha Referencias, en el grupo Notas al pie.
Insertar nota al pie Insertar nota al final Selector de cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final
Al agregar, eliminar o mover notas numeradas automáticamente, Word vuelve a numerar las marcas de referencia de las notas al pie y al final.
Comparar documentos en paralelo
- Abra los documentos que desee comparar en paralelo.
- En el menú Ventana, haga clic en Comparar en paralelo con.
- En la barra de herramientas Comparar en paralelo, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
- Si desea desplazarse por los documentos a la vez, haga clic en Desplazamiento sincrónico
. - Si desea restablecer las ventanas de los documentos a las posiciones en que se encontraban cuando comenzó a comparar los documentos, haga clic en Restablecer posición de la ventana
. - Haga clic en Cerrar en paralelo para dejar de comparar los documentos.
NOTA Si abre dos documentos, el comando del menú Ventana incluirá el nombre del archivo de uno de los documentos. Por ejemplo, si abre "documento1.doc" y después "documento2.doc", el menú Ventana muestra el comando como Comparar en paralelo con documento2.doc.
Combinar documentos
- Abra una de las dos versiones del documento que desea combinar.
- En el menú Herramientas, haga clic en Combinar documentos.
- En el menú emergente Documento original, seleccione una versión del documento.
- En el menú emergente Documento revisado, busque la otra versión del documento y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Combinar correspondencia
En la pestaña Correo haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Seleccionar el tipo de documento
- En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Cartas. Esto le permitirá enviar cartas a un grupo de personas y personalizar los resultados de la carta que cada persona recibe.
- Haga clic en Siguiente: documento inicial.
Seleccionar el documento inicial
- Haga clic en una de las opciones siguientes:
- Utilizar el documento actual: utilice como documento principal el documento abierto.
- Iniciar en una plantilla: seleccione una de las plantillas de combinación de correspondencia listas para usar.
- Empezar a partir de un documento existente: abra un documento existente para utilizar como documento principal de combinación de correspondencia.
- En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios.
Seleccionar destinatarios
Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar correspondencia, está indicándole a Word que utilice un conjunto concreto de información variable para su combinación. Utilice uno de los métodos siguientes para asociar el documento principal al origen de datos.
Método 1: utilizar un origen de datos
Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:
- En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista existente.
- En la sección Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
- En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo que contenga la información variable que desee utilizar y haga clic en Abrir.
Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, seleccione la unidad de disco y carpeta adecuadas. Si es necesario, seleccione la opción pertinente en la lista Todos los orígenes de datos. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea. - Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
- Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y lo asocia al documento principal. - Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic en Guardar.
Método 2: utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de Microsoft Outlook
Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:
- En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios.
- Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
- En la sección Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en elegir la carpeta de contactos.
- En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de la lista de contactos, seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea. - Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Método 3: crear una base de datos de nombres y direcciones
Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:
- En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.
- Haga clic en Escribir una lista nueva.
- Haga clic en Crear.
Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro de diálogo, escriba la información de las direcciones de cada registro. Si no hay ninguna información para un campo determinado, deje en blanco el cuadro.
De forma predeterminada, Word omite los campos vacíos. Por consiguiente, no se afecta a la combinación si hay entradas en blanco en el formulario de datos. El conjunto de información de cada formulario constituye un registro de datos. - Después de escribir la información para un registro, haga clic en Nueva entrada para pasar al registro siguiente.
Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un registro concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la lista, haga clic en Personalizar. En el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden de los campos de combinación. - En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba el nombre que desea dar al origen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
- En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga los cambios que desee y, después, haga clic en Aceptar.
- Haga clic en Después: escriba la carta para terminar de redactar la carta.
- Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y lo asocia al documento principal. - Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic en Guardar.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: escriba la carta.
Escribir la carta
En este paso se configura el documento principal.
- Escriba o agregue cualquier texto y gráficos que desee incluir en la carta.
- Agregue los códigos de campo donde desee que la información variable aparezca. En el panel de tareas Combinar correspondencia tiene cuatro opciones:
- Bloque de direcciones: use esta opción para insertar una dirección con formato.
- Línea de saludo: use esta opción para insertar un saludo con formato.
- Franqueo electrónico: utilice esta opción para insertar franqueo electrónico.
Nota: esta opción requiere que tenga instalado un programa de software de franqueo en el equipo. - Más elementos: utilice esta opción para insertar campos de combinación individuales. Al hacer clic en Más elementos, el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación aparece.
Nota: asegúrese de que el cursor está donde desea insertar la información del origen de datos antes de hacer clic en Más elementos.
En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, haga clic en el campo de combinación que desee usar y, a continuación, haga clic en Insertar.
Nota: puede insertar todos los campos y, a continuación, volver y agregar espacios o signos de puntuación. O bien, puede insertar un campo cada vez, cerrar el cuadro de diálogo Insertar campos de combinación, agregar los espacios o signos puntuación que desee y, a continuación, repetir este paso con cada campo de la combinación adicional que desee insertar. También puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) a los campos de combinación, igual que el texto normal.
- Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic en Guardar o en Guardar como en el menú Archivo.
Nota: en Word 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office y haga clic en Guardar o en Guardar como.
Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: obtenga una vista previa de las cartas.
Obtener una vista previa de las cartas
Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados, carta por carta. También puede cambiar la lista de destinatarios o personalizar cartas individuales.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: complete la combinación.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: complete la combinación.
Completar la combinación
Este paso combina la información variable con la carta modelo. Puede generar el resultado de la combinación utilizando cualquiera de las opciones siguientes:
- Impr: seleccione esta opción para enviar directamente el documento combinado a la impresora. No podrá ver el documento en la pantalla.
Al hacer clic en Imprimir, el cuadro de diálogo Combinar al imprimir aparece. En el cuadro de diálogo Combinar al imprimir, puede elegir qué registros combinar. Al hacer clic en Aceptar, el cuadro de diálogo Imprimir aparece. Haga clic en Imprimir para imprimir el documento de la combinación. - Editar cartas individuales. seleccione esta opción para mostrar el documento combinado en la pantalla.
Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de diálogo Combinar en el nuevo documento aparece. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clic en Aceptar, los documentos se combinan en un documento de Word nuevo.
Para imprimir el archivo, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
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