Clase 8. Funciones Matematicas

MIN (función MIN)

Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la funciónMIN en Microsoft Excel.

Descripción

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(número1, [número2], ...)
La sintaxis de la función MIN tiene los siguientes argumento:

• Número1, número2...    Número1 es opcional, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.

Observaciones

• Los argumentos pueden ser números o nombres, matrices o referencias que contienen números.
• Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.
• Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se usarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se ignorarán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.
• Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
• Los argumentos que son valores de error o texto que no se pueden traducir a números provocan errores.
• Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, use la función MINA.

Ejemplo

El libro siguiente muestra ejemplos de esta función. Para ver cómo funciona, cambie las fórmulas existentes, revíselas o especifique las suyas propias.
Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y péguelos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para las fórmulas que muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y, a continuación, presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para ver todos los datos.

Datos
10
7
9
27
2
Fórmula	Descripción	Resultado
=MIN(A2:A6)	El valor menor de los números del rango A2:A6.	2
=MIN(A2:A6;0)	El valor menor de los números del rango A2:A6 y 0.	10

MAX (función MAX)

Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la funciónMAX en Microsoft Excel.

Descripción

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(número1, [número2], ...)
La sintaxis de la función MAX tiene los siguientes argumento:

• Número1, número2...    Número1 es obligatorio, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

Observaciones

• Los argumentos pueden ser números o nombres, matrices o referencias que contienen números.
• Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.
• Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se usarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se ignorarán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.
• Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0 (cero).
• Los argumentos que son valores de error o texto que no se pueden traducir a números provocan errores.
• Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, use la función MAXA.

Ejemplo

El libro siguiente muestra ejemplos de esta función. Para ver cómo funciona, cambie las fórmulas existentes, revíselas o especifique las suyas propias.
Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y péguelos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para las fórmulas que muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y, a continuación, presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para ver todos los datos.

Datos
10
7
9
27
2
Fórmula	Descripción	Resultado
=MAX(A2:A6)	El valor más alto del rango A2:A6.	27
=MAX(A2:A6;30)	El valor más alto del rango A2:A6 y el valor 30.	30

PROMEDIO (función PROMEDIO)

En este artículo, se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la funciónPROMEDIO en Microsoft Excel.

Descripción

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el intervalo A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.

Sintaxis

PROMEDIO(número1, [número2], ...)

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumento:

Número1    Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el cual desea el promedio.


Número2, ...    Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

ENTERO (función ENTERO)

Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la funciónENTERO en Microsoft Excel.

Descripción

Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

Sintaxis

ENTERO(número)
La sintaxis de la función ENTERO tiene los siguientes argumento:

• Número    Obligatorio. Es el número real que desea redondear al entero inferior más próximo.

Ejemplo

El libro de abajo muestra ejemplos de esta función. Inspecciónelos, cambie las fórmulas existentes o especifique sus propias fórmulas para saber cómo funciona la función.
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y cópielos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para que las fórmulas muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y después presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de columna para ver todos los datos.

Datos
19.5
Fórmula	Descripción	Resultado
=ENTERO(8,9)	Redondea 8,9 hacia abajo	8
=ENTERO(-8,9)	Redondea -8,9 hacia abajo. El redondeo de un número negativo hacia abajo es en dirección contraria a 0.	-9
=A2-ENTERO(A2)	Devuelve la parte decimal de un número real positivo en la celda A2	0,5

FACT (función FACT)

Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la funciónFACT en Microsoft Excel.

Descripción

Devuelve el factorial de un número, que es igual a 1*2*3*...* número.

Sintaxis

FACT(número)
La sintaxis de la función FACT tiene los siguientes argumento:

• Número    Obligatorio. Es el número no negativo cuyo factorial desea obtener. Si el argumento número no es un entero, se trunca.

Ejemplo

El libro de abajo muestra ejemplos de esta función. Inspecciónelos, cambie las fórmulas existentes o especifique sus propias fórmulas para saber cómo funciona la función.
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y cópielos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para que las fórmulas muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y después presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de columna para ver todos los datos.

Fórmula	Descripción	Resultado
=FACT(5)	Factorial de 5 o 1*2*3*4*5	120
=FACT(1.9)	Factorial del número entero correspondiente a 1,9	1
=FACT(0)	Factorial de 0	1
=FACT(-1)	El factorial de un número negativo devuelve un valor de error	#¡NUM!
=FACT(1)	Factorial de 1	1

COCIENTE (función COCIENTE)

Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la funciónCOCIENTE en Microsoft Excel.

Descripción

Devuelve la parte entera de una división. Use esta función para descartar el resto de una división.

Sintaxis

COCIENTE(numerador, denominador)
La sintaxis de la función COCIENTE tiene los siguientes argumento:

• Numerador    Obligatorio. Es el dividendo.
• Denominador    Obligatorio. Es el divisor.

Observación

Si uno de los argumentos no es un valor numérico, COCIENTE devuelve el valor de error #¡VALOR!.

Ejemplo

El libro siguiente muestra ejemplos de esta función. Puede inspeccionar y cambiar fórmulas existentes, escribir sus propias fórmulas y leer información adicional sobre la función.
Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y péguelos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para las fórmulas que muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y, a continuación, presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para ver todos los datos.

Fórmula	Descripción	Resultado
=COCIENTE(5;2)	Parte entera de 5/2	2
=COCIENTE(4,5;3,1)	Parte entera de 4,5/3,1	1
=COCIENTE(-10;3)	Parte entera de -10/3	-3

RESIDUO (función RESIDUO)

Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la funciónRESIDUO en Microsoft Excel.

Descripción

Devuelve el residuo o resto de la división entre número y divisor. El resultado tiene el mismo signo que divisor.

Sintaxis

RESIDUO(número, divisor)
La sintaxis de la función RESIDUO tiene los siguientes argumento:

• Número    Obligatorio. Es el número cuyo resto desea obtener.
• Divisor    Obligatorio. Es el número por el cual desea dividir el argumento número.

Observaciones

• Si divisor es 0, RESIDUO devuelve el valor de error #¡DIV/0!.
• Puede expresar la función RESIDUO con los términos de la función ENTERO:

MOD(n, d) = n - d*INT(n/d)

Ejemplo

El libro siguiente muestra ejemplos de esta función. Para ver cómo funciona, cambie las fórmulas existentes, revíselas o especifique las suyas propias.
Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y péguelos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para las fórmulas que muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y, a continuación, presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para ver todos los datos.

Fórmula	Descripción	Resultado
=RESTO(3;2)	Residuo de 3/2	1
=RESTO(-3;2)	Residuo de -3/2. Lleva el mismo signo que el divisor	1
=RESTO(3;-2)	Residuo de 3/-2. Lleva el mismo signo que el divisor	-1
=RESTO(-3;-2)	Residuo de -3/-2. Lleva el mismo signo que el divisor	-1

POTENCIA (función POTENCIA)

Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la funciónPOTENCIA en Microsoft Office Excel.

Descripción

Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia.

Sintaxis

POTENCIA(número, potencia)
La sintaxis de la función POTENCIA tiene los siguientes argumento:

• Número    Obligatorio. Es el número base. Puede ser cualquier número real.
• Potencia    Obligatorio. Es el exponente al que desea elevar el número base.

Observación

Puede usar el operador "^" en lugar de la función POTENCIA para indicar a qué potencia se eleva el número base, por ejemplo 5^2.

Ejemplo

El libro siguiente muestra ejemplos de esta función. Puede inspeccionar y cambiar fórmulas existentes, escribir sus propias fórmulas y leer información adicional sobre la función.
Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y péguelos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para las fórmulas que muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y, a continuación, presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para ver todos los datos.

Fórmula	Descripción	Resultado
=POTENCIA(5;2)	5 al cuadrado.	25
=POTENCIA(98,6;3,2)	98,6 elevado a la potencia de 3,2	2401077,222
=POTENCIA(4;5/4)	4 elevado a la potencia de 5/4.	5,656854249

RAIZ (función RAIZ)

Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la funciónRAIZ en Microsoft Excel.

Descripción

Devuelve la raíz cuadrada de un número.

Sintaxis

RAIZ(número)
La sintaxis de la función RAIZ tiene los siguientes argumento:

• Número    Obligatorio. Es el número cuya raíz cuadrada desea obtener.

Observación

Si número es negativo, RAIZ devuelve el valor de error #¡NUM!.

Ejemplo

El libro siguiente muestra ejemplos de esta función. Inspecciónelos, cambie las fórmulas existentes o escriba sus propias fórmulas para conocer el funcionamiento de la función.
Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y péguelos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para las fórmulas que muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y, a continuación, presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para ver todos los datos.

Datos
-16
Fórmula	Descripción	Resultado
=SQRT(16)	Raíz cuadrada de 16.	4
=RCUAD(A2)	Raíz cuadrada de -16. Dado que el número es negativo, se devuelve el mensaje de error #¡NUM!	#NUM!
=RCUAD(ABS(A2))	Puede evitar el mensaje de error #NUM! primero usando la función ABS para calcular el valor absoluto de -16, y a continuación, calculando la raíz cuadrada.

TALLER

1. En un documento de EXCEL realice 2 ejemplos de cada funcion :
2. En un ejemplo aplique la funcion y en otro el metodo alternativo adecuando una formula que calcule lo mismo que la funcion.
3. Al finalizar envie este documento al mail jorgetobarccc@gmail.com

Clase 7. Microsoft Excel aplicacciones practicas

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contable.

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas.

Excel fue la primera hoja de cálculo que permitió al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.

Función SI anidada

La función SI nos permite evaluar una condición y ejecutar una acción dependiendo el resultado, ya sea verdadero o falso. Esto funciona muy bien cuando solo estamos comparando dos valores pero ¿Cómo podemos utilizar la función SI al tener más de dos posibles opciones? La respuesta es utilizar la función SI anidada.

Descarga el archivo utilizado en esta lección
Video tutorial de la función SI

La función SI anidada

Para utilizar correctamente la función SI anidada debemos utilizar una función SI como el tercer argumento de la función principal. Por ejemplo, para evaluar si una celda tiene alguna de las tres letras posibles (A, B, C) podemos utilizar la siguiente fórmula:

=SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,60))

Si el valor de la celda A1 tiene la letra A obtendremos el valor 100. Si la celda A1 tiene la letra B, entonces obtendremos el valor 80, de lo contrario obtendremos el valor 60. En este ejemplo tenemos dos pruebas lógicas que nos ayudan a decidir correctamente sobre las tres opciones posibles. Observa cómo esta fórmula regresa el equivalente adecuado para cada letra de la columna A:

Si por el contrario, en lugar de tres opciones necesitamos considerar cuatro, solo debemos agregar otra función SI anidada a nuestra fórmula de la siguiente manera:

=SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,SI(A1="C",60,40)))

Observa el resultado de esta fórmula, especialmente para los valores que tienen la letra “D”:

Si tuviéramos una quinta opción, entonces remplazaría el último parámetro de la función SI que tiene el mayor nivel de anidación para insertar una nueva función SI de la siguiente manera:

=SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,SI(A1="C",60,SI(A1="D",40,20))))

Como podrás ver, con cada función SI que agregamos a nuestra fórmula su complejidad irá en aumento y es muy común que muchos usuarios de Excel comiencen a tener problemas para escribir correctamente múltiples funciones SI anidadas.

TALLER  RESOLVER EN CLASE.

Elabora la siguiente table en la cual tendremos:

1. en la hoja1 de nombre MODELOS
2. en la hoja2 de nombre VALORES
3. en la hoja3 de nombre PROFORMA

VEHICULOS 2015
CODIGO	MARCA	MODELO
1	CHEVROLET	AVEO
2	MAZDA	cx5
3	PEUGEOT	306
4	AUDI	A4
5	SKODA	felicia

TABLA DE PRECIOS
CODIGO	MARCA	VALOR
		$  25.000,00
		$  32.000,00
		$  45.000,00
		$  18.000,00
		$  22.000,00
		$  19.000,00

PROFORMA
MARCA
MODELO
VALOR	COMISION	IVA	VALOR FINAL
tabla comisiones:
si valor es mayor a 15000 y menor 20000 comision es 5% mas
si valor es mayor a 20000 y menor 25000 comision es 8% mas
si valor es mayor a 25000 y menor 30000 comision es 9% mas
si valor es mayor a 30000 comision es 10% mas

SUMATIVA PROPEDEUTICO

descargar el archivo ------------> Sumativa

Clase 4. Combinacion de corrrespondencia; comentarios; revisiones.

ÁREA: Computación

PROFESOR: Analista de Sistemas JORGE TOBAR SÁNCHEZ

CURSO: Primer Año de Bachillerato                       PARALELOS:             1,2,3,4,5

BLOQUE CURRICULAR No. 1

EJES DE APRENDIZAJE: Herramientas ofimáticas aplicadas a la educación.

OBJETIVO: Utilizar el procesador de textos para combinar documentos y correspondencia de forma automática.

Insertar un comentario

Escribir un comentario

1. Seleccione el texto o el elemento sobre el que desee hacer un comentario o haga clic al final del texto.
2. En el grupo Comentarios de la ficha Revisar, haga clic en Nuevo comentario.

3. Escriba el texto del comentario en el globo de comentarios o en el Panel de revisiones.

 NOTA   Para responder a un comentario, haga clic en su globo y, a continuación, haga clic en el comando Nuevo comentario, en el grupo Comentarios. Escriba la respuesta en el nuevo globo de comentarios.

Eliminar un comentario

• Para eliminar rápidamente un solo comentario, haga clic con el botón secundario del mouse en el comentario y, a continuación, haga clic en Eliminar comentario.
• Para eliminar rápidamente todos los comentarios de un documento, haga clic en un comentario del documento. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en la flecha que aparece debajo de Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar todos los comentarios del documento.

Eliminar comentarios de un revisor específico

1. En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, haga clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas.

2. Para desactivar las casillas de verificación de todos los revisores, elija Revisores y haga clic en Todos los revisores.
3. Vuelva a hacer clic en la flecha que aparece junto a Mostrar marcas, elija Revisores y, a continuación, haga clic en el nombre del revisor cuyos comentarios desea eliminar.
4. En el grupo Comentarios, haga clic en la flecha que aparece debajo de Eliminar y después en Eliminar todos los comentarios mostrados.

Notas al pie y notas al final

Las notas al pie o las notas al final constan de dos partes vinculadas: la marca de referencia de nota y el texto correspondiente a la nota.

---

 Marcas de referencia de notas al pie y notas al final

 Línea de separación

 Texto de nota al pie

 Texto de nota al final

---

Insertar una nota al pie o una nota al final

Microsoft Word numera automáticamente las notas al pie y las notas al final. Se puede utilizar un solo esquema de numeración en todo un documento, o bien distintos esquemas de numeración para las diversas secciones de un documento.

Los comandos para insertar y editar notas al pie y notas al final se pueden encontrar en la ficha Referencias, en el grupo Notas al pie.

---

 Insertar nota al pie

 Insertar nota al final

 Selector de cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final

---

Al agregar, eliminar o mover notas numeradas automáticamente, Word vuelve a numerar las marcas de referencia de las notas al pie y al final.

Comparar documentos en paralelo

1. Abra los documentos que desee comparar en paralelo.
2. En el menú Ventana, haga clic en Comparar en paralelo con.
3. En la barra de herramientas Comparar en paralelo, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
• Si desea desplazarse por los documentos a la vez, haga clic en Desplazamiento sincrónico .
• Si desea restablecer las ventanas de los documentos a las posiciones en que se encontraban cuando comenzó a comparar los documentos, haga clic en Restablecer posición de la ventana .
4. Haga clic en Cerrar en paralelo para dejar de comparar los documentos.

 NOTA   Si abre dos documentos, el comando del menú Ventana incluirá el nombre del archivo de uno de los documentos. Por ejemplo, si abre "documento1.doc" y después "documento2.doc", el menú Ventana muestra el comando como Comparar en paralelo con documento2.doc.

Combinar documentos

1. Abra una de las dos versiones del documento que desea combinar.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar documentos.
3. En el menú emergente Documento original, seleccione una versión del documento.
4. En el menú emergente Documento revisado, busque la otra versión del documento y, a continuación, haga clic en Aceptar.    

Combinar correspondencia

En la pestaña Correo haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Seleccionar el tipo de documento

1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Cartas. Esto le permitirá enviar cartas a un grupo de personas y personalizar los resultados de la carta que cada persona recibe.
2. Haga clic en Siguiente: documento inicial.

Seleccionar el documento inicial

1. Haga clic en una de las opciones siguientes:
   • Utilizar el documento actual: utilice como documento principal el documento abierto.
   • Iniciar en una plantilla: seleccione una de las plantillas de combinación de correspondencia listas para usar.
   • Empezar a partir de un documento existente: abra un documento existente para utilizar como documento principal de combinación de correspondencia.
2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios.

Seleccionar destinatarios

Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar correspondencia, está indicándole a Word que utilice un conjunto concreto de información variable para su combinación. Utilice uno de los métodos siguientes para asociar el documento principal al origen de datos.

Método 1: utilizar un origen de datos

Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista existente.
2. En la sección Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo que contenga la información variable que desee utilizar y haga clic en Abrir.
   
   Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, seleccione la unidad de disco y carpeta adecuadas. Si es necesario, seleccione la opción pertinente en la lista Todos los orígenes de datos. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
   
   Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
4. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
5. Guarde el documento principal. 
   
   Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y lo asocia al documento principal.
6. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic en Guardar.

Método 2: utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de Microsoft Outlook

Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios.
2. Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
3. En la sección Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en elegir la carpeta de contactos.
4. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de la lista de contactos, seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
   
   Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
5. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Método 3: crear una base de datos de nombres y direcciones

Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.
2. Haga clic en Escribir una lista nueva.
3. Haga clic en Crear.
   
   Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro de diálogo, escriba la información de las direcciones de cada registro. Si no hay ninguna información para un campo determinado, deje en blanco el cuadro. 
   
   De forma predeterminada, Word omite los campos vacíos. Por consiguiente, no se afecta a la combinación si hay entradas en blanco en el formulario de datos. El conjunto de información de cada formulario constituye un registro de datos.
4. Después de escribir la información para un registro, haga clic en Nueva entrada para pasar al registro siguiente. 
   
   Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un registro concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la lista, haga clic en Personalizar. En el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden de los campos de combinación.
5. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba el nombre que desea dar al origen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
6. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga los cambios que desee y, después, haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Después: escriba la carta para terminar de redactar la carta.
8. Guarde el documento principal.
   
   Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y lo asocia al documento principal.
9. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic en Guardar.

Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: escriba la carta.

Escribir la carta

En este paso se configura el documento principal.

1. Escriba o agregue cualquier texto y gráficos que desee incluir en la carta.
2. Agregue los códigos de campo donde desee que la información variable aparezca. En el panel de tareas Combinar correspondencia tiene cuatro opciones:
   • Bloque de direcciones: use esta opción para insertar una dirección con formato.
   • Línea de saludo: use esta opción para insertar un saludo con formato.
   • Franqueo electrónico: utilice esta opción para insertar franqueo electrónico. 
     
     Nota: esta opción requiere que tenga instalado un programa de software de franqueo en el equipo.
   • Más elementos: utilice esta opción para insertar campos de combinación individuales. Al hacer clic en Más elementos, el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación aparece. 
     
     Nota: asegúrese de que el cursor está donde desea insertar la información del origen de datos antes de hacer clic en Más elementos. 
     
     En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, haga clic en el campo de combinación que desee usar y, a continuación, haga clic en Insertar. 
     
     Nota: puede insertar todos los campos y, a continuación, volver y agregar espacios o signos de puntuación. O bien, puede insertar un campo cada vez, cerrar el cuadro de diálogo Insertar campos de combinación, agregar los espacios o signos puntuación que desee y, a continuación, repetir este paso con cada campo de la combinación adicional que desee insertar. También puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) a los campos de combinación, igual que el texto normal.
3. Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic en Guardar o en Guardar como en el menú Archivo. 
   
   Nota: en Word 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office y haga clic en Guardar o en Guardar como. 
   
   Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: obtenga una vista previa de las cartas.

Obtener una vista previa de las cartas

Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados, carta por carta. También puede cambiar la lista de destinatarios o personalizar cartas individuales.

Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: complete la combinación.

Completar la combinación

Este paso combina la información variable con la carta modelo. Puede generar el resultado de la combinación utilizando cualquiera de las opciones siguientes:

• Impr: seleccione esta opción para enviar directamente el documento combinado a la impresora. No podrá ver el documento en la pantalla. 
  
  Al hacer clic en Imprimir, el cuadro de diálogo Combinar al imprimir aparece. En el cuadro de diálogo Combinar al imprimir, puede elegir qué registros combinar. Al hacer clic en Aceptar, el cuadro de diálogo Imprimir aparece. Haga clic en Imprimir para imprimir el documento de la combinación.
• Editar cartas individuales. seleccione esta opción para mostrar el documento combinado en la pantalla. 
  
  Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de diálogo Combinar en el nuevo documento aparece. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clic en Aceptar, los documentos se combinan en un documento de Word nuevo. 
  
  Para imprimir el archivo, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir.